1. מטרה והיקף

מערכת פנימית אחת שמחליפה את הפיצול בין ליד מי, קארדקום, בזיבי והרשימות האישיות. המערכת מרכזת את מצב החוב של כל לקוח, מריצה את נוהל הגבייה של החברה מקצה לקצה, ומצמצמת את העבודה הידנית לנקודות ההחלטה בלבד.

נכנס בשלב א׳

לקוחותמוצרים ותהליכיםעסקאותתוכניות תשלוםתשלומיםצ׳קים חוזריםצ׳קים לפיקדוןצ׳קים בהחזקההזנה ידנית ומסמכים סרוקיםאיחוד תהליכיםתזכורות אוטומטיותקישורי תשלוםדשבורד עם צלילהמשימותהערות ידניותטלגרםתיק גבייה חיצוניתמעקב תיקים משפטייםסוכן

נדחה לשלב ב׳

חשבוניות וקבלותהצעות מחירGoogle CalendarAnalytics מתקדםסולק שניחיתום דיגיטלי

ירד מהאפיון

ניהול לידים. נקבע במפורש שאין בו צורך.

2. המוצרים

כל חוב תלוי במוצר. לקוח לא חייב ״כסף״ — הוא חייב על תהליך מסוים, ולכן כל עסקה, כל תשלום וכל צ׳ק פיקדון משויכים לתהליך.

לקוח שרכש שני תהליכים מוצג ככרטיס אחד, עם שתי עסקאות נפרדות תחתיו. היתרה מוצגת גם לכל תהליך בנפרד וגם כסך כולל.

3. ישויות ושדות

לקוח

שם מלא · טלפון · אימייל · תעודת זהות (מוצפנת, מוצגת ממוסכת) · הערות פנימיות · תאריך יצירה · מזהה מקושר בליד מי.

שדות מחושבים: יתרה כוללת · מספר עסקאות פעילות · ימי פיגור · דגלים פעילים.

עסקה

לקוח · מוצר מהרשימה · תאריך חתימת הסכם · סכום מקורי · אמצעי תשלום · מספר תשלומים שסוכם · קובץ ההסכם החתום · סעיף הגבייה · אחראי · הערות.

שדות מחושבים ברמת העסקה: שולם · יתרה · תשלומים שנותרו · צ׳קי פיקדון נדרשים.

תשלום

סכום · תאריך · שיוך לעסקה · אמצעי (צ׳ק · העברה · אשראי · ביט · מזומן) · מספר צ׳ק · אסמכתא · סטטוס (ממתין · נפרע · חזר · בוטל) · משויך לתוכנית (כן/לא).

צ׳ק

מספר · סכום · תאריך פירעון · תאריך הפקדה מתוכנן · סטטוס · סיבת החזרה · פיקדון (כן/לא) · שיוך לעסקה. ברמת העסקה נשמר סימון אחד: צ׳קים לפיקדון התקבלו / לא התקבלו / לא נדרשים.

הערה ידנית

תאריך ושעה · מי כתב · תוכן חופשי · שיוך ללקוח, ואופציונלית לעסקה. נכנסת ליומן הפעולות באותו פס זמן עם הפעולות האוטומטיות, כדי שסיכום שיחה וההודעה שיצאה אחריה ייקראו ברצף.

4. לוגיקה עסקית

חישוב יתרה

צ׳ק עתידי שטרם נפרע אינו נספר כתשלום. צ׳ק שחזר מוחזר ליתרה של העסקה שלו.

העברה לגבייה חיצונית

מקור העמלה: סעיף 29 בהסכם ההצטרפות.

צ׳קים לפיקדון — סימון, לא ספירה

לכל תהליך סימון אחד בכרטיס הלקוח: התקבלו · לא התקבלו · לא נדרשים. אין ספירה של צ׳קים חסרים, אין רשימה חודשית ואין תזכורת אוטומטית חוזרת.

זו נקודת ביטחון פנימית — לדעת אם יש בקופה כיסוי מול התשלומים העתידיים. כשעדי רוצה, היא שולחת מהכרטיס הודעה על צ׳קים לפיקדון, והנוסח מתאים את עצמו: אם התשלומים של הלקוח מאוחדים, ההודעה מתייחסת לאיחוד ולא לתהליך בודד.

איחוד תהליכים

יש מסלולי המשך — למשל הפריצה הגדולה ואחריה להמציא את עצמך מחדש. לקוח שנרשם לתהליך נוסף בזמן שהוא עדיין משלם על הקודם יכול לבקש לאחד את הכול לחיוב אחד.

זה איחוד הלוואות, לא שינוי באופן החיוב. נוצר חיוב חדש שבולע את התהליכים, ומתחיל מעקב חדש:

• הקפאה — כל תהליך נעצר ומצולם: מתי נחתם, כמה עלה, כמה שולם עליו עד לרגע הזה, ומה נשארה היתרה.
• איחוד — היתרות מתאחדות לחוב אחד.
• מעקב חדש — נפתח הסדר על הסכום המאוחד: סכום חודשי, מספר תשלומים ויום בחודש. ממנו והלאה זה מה שנמדד.

תמונת ההקפאה נשמרת במלואה כהוכחה, אך פעימות ההסדר אינן מתחלקות חזרה בין התהליכים. הקטגוריה מופיעה כתגית ברשימת הלקוחות וכפילטר.

ההבדל מסעיף 7: שם החוב יצא לשרון בתוספת 20%. כאן הלקוח משלם כסדרו והאיחוד נועד לנוחות — אבל מנגנון ההקפאה והמעקב החדש זהה.

אישור וחתימה של הלקוח

איחוד אינו נכנס לתוקף עד שהלקוח אישר וחתם. עד אז הוא מסומן ״ממתין לאישור הלקוח״ והחיובים הקיימים ממשיכים.

• נשלחת הודעת וואטסאפ מסודרת עם שמות התהליכים והסכומים, וקישור לדף אישור.
• בדף: טבלת ההקפאה, הסכום המאוחד, ההסדר החדש, שדה חתימה, וכפתור ״לאישור לחץ כאן״.
• החתימה היא חלק מהלחיצה. הכפתור אינו פעיל עד שנחתם. עובד באצבע בנייד ובעכבר במחשב, עם אפשרות לנקות ולחתום מחדש.
• בלחיצה נשמר צילום מלא של מה שאושר — הטבלה, התנאים, החתימה, התאריך והשעה — כמסמך שניתן לשליחה.
• אחרי הלחיצה הכפתור מת. כל כניסה חוזרת מציגה את מסך האישור בלבד.
• לא אושר תוך 3 ימי עסקים ← משימה לעדי ותזכורת אחת ללקוח.
• שינוי תנאים אחרי אישור ← הודעת אישור חדשה. האישור הישן נשמר בהיסטוריה עם המספרים שלו.

תיק מאוחד שעובר לשרון

נשלח בשלוש שכבות, כדי ששרון יוכל להסביר כל מספר:

• שכבה 1 — התהליכים המקוריים והיכן נעצר כל אחד.
• שכבה 2 — האיחוד: מתי, על איזה סכום, ההסדר שנקבע, ההערה הידנית, ואישור הלקוח החתום.
• שכבה 3 — המעקב מאז האיחוד: כמה שולם ומה נותר. רק על היתרה הזו מחושבים ה‑20%.

קביעת סטטוס — לפי סדר קדימויות

• יתרה ≤ 0 ← שולם במלואו
• קיים צ׳ק שחזר ללא תשלום חלופי ← צ׳ק חזר – דורש טיפול
• שני תשלומים על חשבון ומעלה ← מוטיב חוזר
• תאריך התשלום הבא עבר ← באיחור
• התשלום הבא בעוד 7 ימים או פחות ← בקרוב
• אין תוכנית תשלומים ואין צ׳ק ממתין ← אין הסדר עתידי
• כל השאר ← תקין

נורת ״מוטיב חוזר״

תשלום על חשבון = תשלום שנכנס מחוץ לתוכנית מאושרת וקטן מהיתרה המלאה.

• תוכנית מאושרת שמכסה 100% והלקוח עומד בה ← אין נורה, ללא תלות במשך.
• תשלום על חשבון ראשון ← נרשם, ללא נורה.
• תשלום על חשבון שני ← נורה. התזכורות נעצרות. ההחלטה עוברת לעדי.
• היתרה היום גבוהה מהיתרה לפני 90 יום ← נורה מיידית.
• שילם פחות מהפעימה שסוכמה בתוך תוכנית פעילה ← ההסדר בתוקף, נשלחת תזכורת השלמה, ללא נורה.

5. סולם ההסלמה

• יום 0 — הודעת הסדר תשלום עם קישור. אוטומטי.
• שלושה שבועות — חלון ההסדר. הודעות הסדר עם קישור יוצאות שוב, השיחות מתועדות, וכל 3 ימי עסקים ללא מענה נפתחת משימה והתראת טלגרם לעדי.
• סוף שלושת השבועות — לא נסגר הסדר ולא ניתן מענה ← נדלקת נורה לשליחת מייל ההתראה לפני גבייה חיצונית.
• מייל ההתראה — פירוט מלא לכל תהליך לגופו, ותאריך יעד למענה של שבוע ממועד השליחה.
• שבוע לאחר המייל — אין מענה ואין הסדר ← נורה: להעביר לגבייה חיצונית.
• ההעברה — תיק לשרון, נשלח אוטומטית במייל ובוואטסאפ.
• ללא הסדרה מול שרון — העברה לסודרי.

מייל ההתראה הוא היחיד ואין אחריו התראה נוספת. הוא כבר נוקב בתאריך היעד ובמה שקורה אם הוא יחלוף — מה שבא אחריו הוא ההעברה עצמה.

כל פעולה בדרך — הודעה שיצאה, שיחה שתועדה, קישור שנשלח ולא שולם — רשומה ביומן הפעילות של הלקוח ומשמשת אסמכתא להעברה.

צ׳ק שחזר קופץ מחוץ לסולם ומטופל מיידית.

אישור אייל אינו חסם. ההחלטה בשתי הנקודות האחרונות היא של עדי. המערכת מציעה שלוש דרכים: לשלוח לאייל לאישור, לרשום ידנית שאייל אישר, או להעביר ישירות. מה שנרשם נשמר בתיק כאסמכתא.

6. תיק ההעברה לשרון

ההעברה מייצרת ארבעה מסמכים בלחיצה אחת, ונשלחת לשרון אוטומטית למייל ולוואטסאפ:

• הודעת הפתיחה — לפי תבנית 5 בנוהל, עם החישוב הסופי כולל 20%.
• דוח תשלומים מפורט — כל תשלום שבוצע: תאריך, סכום, אמצעי, אסמכתא, ועל איזה תהליך. זהו המסמך שמונע ויכוח על מה שולם בפועל.
• ההסכמים החתומים — קובץ לכל תהליך.
• הודעת וואטסאפ קצרה — מפנה למייל, כדי שיהיה תיעוד בשני ערוצים.

ברגע שהתיק נשלח: הלקוח מסומן ״בגבייה חיצונית״, התזכורות האוטומטיות שלו נעצרות, וההעברה נרשמת ביומן.

7. הסדר תשלום מעודכן מול גבייה חיצונית

לקוח שנמצא אצל שרון מגיע בשלב מסוים לנקודה שבה נסגר מולו הסדר חדש. זהו מצב נפרד במערכת, לא המשך של ההסדר הישן, ויש לו שלושה מאפיינים שהמערכת והסוכן חייבים להכיר:

א. איחוד כל התהליכים לחוב אחד

ברגע המעבר לגבייה חיצונית או לטיפול משפטי, כל התהליכים של הלקוח מתקבצים לחוב אחד על סך כל היתרה בתוספת 20%. הלקוח מפסיק לשלם ״על הפריצה״ ו״על התהליך האישי״ בנפרד — נפתח מולו הסדר חדש על הסכום הכולל.

המעקב פר‑תהליך נעצר בנקודה הזו. תמונת המצב של כל תהליך — עלות, מה שולם, יתרה — נשמרת קפואה בתאריך ההעברה כהיסטוריה וכהוכחה. פעימות ההסדר החדש אינן מתחלקות חזרה בין התהליכים, והדוחות מכאן והלאה הם ברמת ההסדר בלבד.

זה קורה רק במעבר לגבייה חיצונית או לטיפול משפטי. כל עוד הלקוח בטיפול פנימי, כל תהליך נספר לגופו.

ב. השם הרשמי של המצב

זה שם המצב בכל מקום במערכת — בכרטיס הלקוח, בדוחות, ובתיעוד מול שרון.

ג. התיאור בקארדקום ובחשבוניות

זהו כלל זיהוי קריטי לסוכן. כשהסוכן שולף תנועות מקארדקום ורואה חיוב בתיאור ״ייעוץ והדרכה מקצועית״, אסור לו להתייחס אליו כאל עסקה חדשה או כאל תשלום ללא שיוך. עליו לזהות שמדובר בפעימה של הסדר מעודכן מול גבייה חיצונית, לשייך אותה ללקוח הנכון ולהסדר הנכון, ולעדכן את היתרה בהתאם.

בלי הכלל הזה, כל פעימה של הסדר מעודכן הייתה נראית לסוכן כתשלום יתום — והיה נוצר כפל רישום או חוב פנטום.

ד. מה משתנה בהתנהגות המערכת

• הסטטוס הופך ל‑הסדר מעודכן · גבייה חיצונית ולא נשאר ״בגבייה חיצונית״ בלבד.
• תזכורות אוטומטיות ללקוח נשארות עצורות — הקשר מול הלקוח עובר דרך שרון.
• פעימה שלא נגבתה מייצרת התראה לעדי ולשרון, לא ללקוח.
• הסכום הכולל בהסדר כבר כולל את עמלת ה‑20% ואין להוסיף אותה שוב.

8. מעקב תשלומי גבייה חיצונית ומשפטית

מהרגע שתיק יוצא לשרון או לסודרי, הכסף מפסיק להיכנס ישירות. כל שקל עובר דרך הגורם הגובה, שמנכה עמלה — ולכן צריך מעקב נפרד שסוגר את המעגל מהחוב המקורי ועד לתשלום האחרון.

שני מודלים שונים — ואסור לבלבל ביניהם

שרון — גבייה חיצונית. העמלה נגבית מהחייב. 20% מתווספים מכוח סעיף 29, והחייב משלם 120%. העמלה היא של שרון ואינה יורדת מלוילייף — יתרת החוב מגיעה אלינו במלואה.

דוגמה: לקוח שרכש תהליכים ב‑22,350 ₪ ושילם 8,100 ₪ — היתרה היא 14,250 ₪, והעמלה מחושבת עליה: 2,850 ₪. סה״כ לגבייה 17,100 ₪, ולא 20% מ‑22,350.

אין פירוק עמלה לכל תשלום בתיקי שרון. ה‑20% הם עניין שבין שרון לחייב ואינם יורדים מלוילייף, ולכן מעקב התשלומים אצל שרון מציג רק מה נגבה, מתי, ומה נותר. פירוק של עמלה ומע״מ לכל העברה רלוונטי אך ורק לתיקי סודרי.

סודרי — הליך משפטי. העמלה נגבית מאיתנו. החוב אינו מתייקר ונשאר על סכומו המקורי, ומכל תשלום שמגיע אלינו יורדים 15% ‎+ מע״מ.

מה נרשם על כל תשלום

אצל שרון: תאריך · סכום ששולם · אסמכתא · האם הותאם. ובסיכום התיק: יתרת החוב בהעברה, סה״כ לגבייה, סה״כ נגבה ומה שנותר.

אצל סודרי: תאריך · הסכום שהיה אמור להשתלם · העמלה · המע״מ · סה״כ העמלה · שולם בפועל ללוילייף · אסמכתא · האם הותאם.

השיעורים — 20%, 15% והמע״מ — הם שדות בהגדרות ולא מספרים קבועים בקוד, כדי ששינוי בשיעור המע״מ או בהסכם מול גורם גובה לא יחייב נגיעה במערכת.

התאמה מול האסמכתאות

שרון וסודרי שולחים אסמכתאות על כל תשלום. הסוכן מצליב כל שורה מול האסמכתא שהתקבלה ומסמן ״הותאם״. שורה שאין לה אסמכתא נשארת מסומנת ״ממתין לאסמכתא״ ומופיעה במשימות — כך פער בין מה ששרון גבתה למה שהגיע בפועל צף מיד ולא אחרי חודשים.

סיכום התיק

בתחתית כל תיק מופיעים שלושה מספרים: סך החוב המקורי, סך העמלה כולל מע״מ, וסך מה ששולם בפועל. זו התמונה שאומרת כמה באמת נכנס מהתיק הזה.

9. המסלול הידני

חלק מהמידע אינו קיים בקארדקום ובליד מי — הוא יושב בנייר ובקלסר. לכן קיים מסלול ידני מלא שרץ במקביל לאוטומטי, ולא במקומו.

הזנת לקוח ידנית

פתיחת לקוח ועסקה בלי תלות בסנכרון. כל רשומה מסומנת במקורה — הוזן ידנית · נמשך מליד מי · נמשך מקארדקום. שדות המזהה החיצוני נשארים ריקים, וכשהסנכרון יגיע הוא מתאים לפי ת״ז ולא יוצר לקוח כפול.

מסמכים סרוקים

הסכם, צילום צ׳קים, אסמכתת העברה — כל קובץ עם סוג, תאריך, שיוך לתהליך והערה. צילום מהטלפון עובד כמו קובץ.

הסכם סרוק שווה בדיוק כמו דיגיטלי: הוא מסמן את התיק כשלם, מוציא אותו מרשימת התיקים החסרים, ומחזיק את בסיס ה‑20% ואת ההליך המשפטי.

צ׳קים בהחזקה — הקטגוריה השלישית

מלבד צ׳ק לפיקדון (ביטחון, אינו מופקד) וצ׳ק להפקדה (תשלום רגיל, מופקד במועד), יש קטגוריה שלישית: צ׳ק שנמצא אצלנו ואינו מופקד, והלקוח מעביר את הסכום כנגדו.

הצ׳ק הוא העוגן — הוא קובע את הסכום ואת המועד. אבל הוא לא נכנס לבנק. לכל צ׳ק נשמרים: מספר · סכום · מועד · התהליך · המקום הפיזי שבו הצ׳ק נמצא · מצב · ומה סגר אותו.

בלי הכלל הזה לצ׳ק יש סכום ולהעברה יש סכום, והיתרה יורדת בכפול. זו נקודת הכפילות המסוכנת ביותר במערכת.

איפה מזינים את הצ׳קים

הצ׳קים נרשמים ברגע שהלקוח מוסר אותם — לפני שנכנס תשלום כלשהו. בכרטיס הלקוח, בתוך התהליך, יש כפתור להוספת סדרה: מספר הצ׳ק הראשון, כמה צ׳קים, הסכום לכל אחד, מועד הראשון, והמקום הפיזי. המערכת פורסת את הסדרה חודש אחרי חודש וממספרת ברצף.

ההזנה היא של הסדרה כולה בפעולה אחת, ולא צ׳ק אחרי צ׳ק — כי כך מקבלים אותם. אפשר להוסיף צ׳קים לסדרה קיימת בכל שלב.

תזכורות · שני מצבים

• לפני המועד — עד 3 ימים לפני, יוצאת ללקוח תזכורת אוטומטית על הצ׳ק הבודד: שם התהליך, מספר הצ׳ק, הסכום, המועד, היתרה בתהליך אחרי התשלום וסך היתרה הפתוחה. ללא קישור תשלום — עדיין אין פיגור.
• 3 ימים אחרי המועד — נפתחת משימה לעדי לשלוח תזכורת עם קישור תשלום.

הודעת הפיגור מאוחדת. אם יש יותר מצ׳ק אחד שמועדו עבר, יוצאת הודעה אחת עם סך הפיגור ופירוט הצ׳קים שמרכיבים אותו, ולא הודעה נפרדת לכל צ׳ק. ההודעה מציגה גם את התשלום הבא שמחכה, כדי שהלקוח יראה את התמונה המלאה.

גם במסך המשימות מופיע פריט אחד לכל לקוח עם סך הפיגור, ולא פריט לכל צ׳ק.

כשהכסף נכנס, הוא סוגר את הצ׳קים לפי סדר המועדים — הישן קודם — ואינו נוגע בצ׳קים שמועדם טרם הגיע.

הסנכרון עובד לשני הכיוונים. כסף שנכנס באשראי או בביט — קארדקום סוגר את הצ׳ק לבד. העברה בנקאית — נסגרת בהזנה ידנית, והמערכת תזהה אחר כך את אותה תנועה ולא תרשום אותה שוב.

תשלומים שלא מהסולק

מזומן · ביט · העברה בנקאית · תשלום שנמסר למנטור. לכל אחד תאריך, סכום, אמצעי, אסמכתא מצולמת, שיוך לתהליך, ואופציה לסגור צ׳ק בהחזקה. כל תשלום נושא חתימת זהות מתאריך, סכום, אמצעי ואסמכתא — זה מה שמונע כפילות ביום שהסולק יתחבר.

בקרה ותזכורות

הצ׳קים בהחזקה מופיעים כאריח בדשבורד עם הסכום הממתין ומספר הצ׳קים שעבר מועדם, ונפתחים לרשימה מלאה ממוינת לפי מועד. ובמשימות — תזכורת לכל צ׳ק שמועדו מתקרב בשבוע הקרוב, ומשימה מיידית לכל צ׳ק שמועדו עבר ולא נכנס כסף.

כל הזנה ידנית נושאת מי הזין ומתי, וניתנת לתיקון עם היסטוריה — משום שהזנה ידנית היא המקור המרכזי ליתרות שגויות.

10. אסמכתאות ומסמכים

כל תשלום שנרשם במערכת מייצר אסמכתא, וכל אסמכתא היא קישור למסמך עצמו — קבלה, חשבונית או אסמכתת גבייה. אין שדה טקסט שמכיל מספר בלי מסמך מאחוריו.

מרכז המסמכים בכרטיס הלקוח

רשימה אחת של כל המסמכים של הלקוח — מתשלומים ישירים ומתשלומים שנגבו דרך שרון או סודרי — עם תאריך, סוג, על איזה תהליך, סכום וקישור.

שליחה

• מסמך בודד — מתוך תצוגת המסמך עצמו.
• בחירה — סימון של מספר מסמכים ושליחתם יחד.
• הכול — כל המסמכים של הלקוח בבת אחת.

בכל אחת מהדרכים נבחר הנמען לפי הצורך באותו רגע: הלקוח · שרון · סודרי. כל שליחה נרשמת ביומן הפעולות — למי, מתי, ואילו מסמכים נשלחו.

לכל תשלום יש מסמך ממוספר

אין שורת תשלום בלי מספר מסמך ובלי קישור אליו. סוג המסמך נקבע לפי מקור התשלום:

• תשלום ישיר מהלקוח ← קבלה, על שם התהליך שנרכש.
• תשלום שנגבה דרך שרון ← אסמכתת גבייה, בגין גבייה חיצונית.
• תשלום שהגיע מסודרי ← קבלה, בגין ייעוץ משפטי — משום שזה אופי השירות.

מה שנדרש בפועל הוא התיעוד: מי שילם החודש, כמה, ולפי איזה הסדר, וזה מוצג בראש מסכי הגבייה החיצונית והמשפטית.

11. סגירת תיק והיסטוריית גבייה

חייב שסיים לשלם מסומן ״שולם במלואו״ ויוצא מהמערכת הפעילה: הוא נעלם מרשימת הלקוחות, מהדשבורד, מסכומי הגבייה ומכל התזכורות.

התיק עצמו אינו נמחק. הוא עובר להיסטוריית הגבייה במלואו — עסקאות, כל התשלומים, יומן הפעולות, המסמכים ותשלומי הגורם הגובה — וניתן להחזיר אותו למעקב פעיל בלחיצה אם התברר שנותרה יתרה.

לכל תיק סגור נרשם מתי נסגר ואיך — גבייה פנימית, שרון או סודרי. זה הנתון שמאפשר לענות בסוף שנה על השאלה כמה מהחובות נסגרו לבד וכמה עלו לנו עמלה.

12. חסמים קשיחים

• לקוח בהליך משפטי לא מקבל אף הודעה אוטומטית, לעולם.
• לקוח עם הסדר פעיל שהוא עומד בו — תזכורות מוקפאות.
• לקוח שנדלקה לו נורת מוטיב חוזר — תזכורות נעצרות עד להחלטה.
• לא נשלחת אותה הודעה פעמיים באותו שבוע.
• שליחה בשעות סבירות בלבד, לא בשבת ולא בחג.
• אין חסימה על היעדר הסכם חתום. ההודעה נשלחת, אך התיק מסומן והאזהרה מוצגת במסך ההעברה לשרון.

13. הרשאות

• עדי — גישה מלאה. מפעילה את הגבייה ומחליטה על ההעברות, כולל לשרון ולסודרי.
• אייל — צפייה מלאה. אישורו אינו חסם. ניתן לשלוח לו כרטיס אישור בטלגרם, או שעדי רושמת בעצמה שאושר — הרישום נשמר בתיק כאסמכתא.
• הסוכן — קורא בזיבי, קארדקום, מייל וקבוצת הוואטסאפ המשפטית. בתחילה מציע ומקבל אישור; כל החלטה שאושרה נשמרת ככלל, ובהדרגה הוא פועל לבד ורק מדווח. חייב להכיר את כלל ״ייעוץ והדרכה מקצועית״ מסעיף 7.

14. אינטגרציות

• קארדקום — קישורי תשלום דינמיים, פריסה ל‑3 מעל 2,500 ₪, עדכון אוטומטי חזרה. חיוב בתיאור ״ייעוץ והדרכה מקצועית״ מזוהה כפעימת הסדר מעודכן מול גבייה חיצונית.
• ליד מי — מקור האמת ללקוח ולהסכם. שיטת החיבור נבדקת מולם.
• בזיבי — עדי פותחת את הדפדפן, הסוכן קורא את המסך. אין העברת סיסמאות.
• וואטסאפ ומייל — תבניות הנוהל עם מילוי אוטומטי וצירוף ההסכם.
• טלגרם — התראות מיידיות וסיכום בוקר, עם כפתורים שמסתנכרנים למסך המשימות.

15. שיפורים שאושרו לשלב א׳

תיעוד שיחה בהקלטה קולית

הנוהל דורש תיעוד מיד אחרי כל שיחה, וזה השלב שנופל בפועל. הקלטה קולית קצרה במקום הקלדה: הסוכן מתמלל, כותב את סיכום השיחה ליומן הפעולות של הלקוח, ומחלץ מתוכה את תאריך המעקב הבא ופותח עליו משימה.

יומן החלטות של הסוכן

ככל שהסוכן צובר עצמאות, נדרש מסך שמראה מה הוא החליט לבד — שורה לכל החלטה, עם כפתור ״זה היה שגוי״ שמבטל את הפעולה. כל תיקון כזה הופך לכלל חדש שהסוכן לומד ממנו, וכך הידע נצבר תוך כדי עבודה במקום להיכתב מראש.

ייצוא תיק מלא ל‑PDF בלחיצה

קובץ אחד עם כל מה שיש על הלקוח: הסכמים, כל תשלום, כל הודעה שיצאה עם התאריך והסכום שלה, כל שיחה שתועדה, ותשלומי הגורם הגובה. משמש להעברת נתונים לעורך דין או לגורם גובה, ומשמש גם כגיבוי של התיק מחוץ למערכת.

16. פריסה

השרת הקיים של לוילייף בהוסטינגר. גישה מהדפדפן במחשב, בטאבלט ובנייד.

• מספרי כרטיס אשראי אינם נשמרים. טוקן מהסולק בלבד.
• תעודת זהות נשמרת מוצפנת ומוצגת ממוסכת.
• כל הודעה יוצאת נשמרת עם צילום מצב של הסכום והתאריך.